記録を紙からシステムへ切り替える中で、これまでとの勝手の違いを感じる場面もあるかと思います。ケアコラボに情報が集約されると、誰もがすぐに記録を確認できて便利になる反面、「プライバシーに関わる情報はどこまで見せるべきか」という新たな検討が必要になることもあります。
今回は、そのお悩みを相談してくださったユーザー様のご紹介をします。
ケアコラボ導入前は、面談記録をパソコン内のフォルダに保存し、一部のスタッフだけが閲覧・管理していました。ケアコラボでも同じように管理できないかと考え、チャットで相談しました。
そこで、全体に公開する必要のない情報を一部のスタッフだけが閲覧できるよう、「共有用チーム」を作成する運用を教えてもらいました。来年より運用スタートできるよう現在法人内で調整を行っています。
お悩み：「複数事業所を利用しているご利用者の面談記録、誰にどこまで公開する？」
複数事業所を運営している法人でよく直面するのが、「面談記録や機密性の高い記録の閲覧範囲」です。
- 現場スタッフ： 自分が担当する事業所の利用者さんの記録だけを見たい・見せたい
- 役職者・管理者： すべての事業所（グループホーム・生活介護など）の記録を一括で把握したい
面談記録などは各事業所ごとで行うため、ご利用者によっては不用意に他事業所のスタッフにまで伝達しなくてもよい内容をお話しされるケースがあるため、ご利用者のプライバシーは守りつつ、リーダーや管理者は全てを把握する必要があります。ケアコラボのチーム編成の工夫ひとつでこの権限・閲覧範囲の課題をすっきりと解決できます。
架空ご利用者作成と管理者チームを作成
もともとあった各事業所のチーム内に「面談記録グループホームさま」「面談記録生活介護さま」の架空ご利用者を作成します。
続いて、共有用チームを作成し、各事業所の面談記録さまと共有したい管理者をチームに所属させます。
- グループホームのスタッフ： グループホームの利用者さまの面談記録のみ閲覧可能
- 生活介護のスタッフ： 生活介護の利用者さまの面談記録のみ閲覧可能
- 役職者・管理者： グループホーム・生活介護、すべての利用者さまの面談記録を横断して共有・閲覧可能
今回動画で説明していただいたのですが、とても分かりやすく、法人内で展開することができました。来年より運用スタートできるようがんばりたいと思います！
この活用術は、チャットでのご質問から生まれました
今回ご紹介した活用術は、お客様からチャットでいただいたご質問がきっかけで生まれました。
ケアコラボのチャットは、1法人につき10名まで、チャット権限をお持ちの方がご利用いただけるサポート機能です。「この機能、うちの事業所ではどう使えばいい？」「こんな運用はできる？」といったご相談にも、サポートスタッフがお答えします。ご質問の内容によっては、実際の画面を動画で撮ってご案内することもあります。
どうぞお気軽にご利用ください。
今回のお問い合わせでは、こんなやり取りがありました。
ケアコラボでは、チャットでの運用相談も受け付けています。ぜひお気軽にご連絡ください！なお、サポートチャットの権限設定方法については、以下のヘルプをご覧ください。
事業所が増えたり、職種・役職によって見せたい情報が変わってきたりした際は、ぜひ「共有・役職者用チームの切り出し」を試してみてください。運用の見直しやチーム設計のご相談もお気軽にどうぞ！
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