報告書を段階的に全体共有する運用テクニック～『まとめてシェア』と『架空利用者』の活用～

当法人ではケアコラボ導入前、紙の事故報告書を会議にて配布していました。具体的には、①事業所内での提出・サビ管／管理者のチェック後、会議にて検討。②法人内のサビ管会議での報告・検討。③法人全体への周知、という3段階に分けて情報共有を行ってきました。
この『段階的な情報共有』をケアコラボ上で再現できないかと考え、架空の利用者アカウント（架空利用者）と『まとめてシェア』機能を組み合わせた方法を取り入れました。

まず、事故発生時は『事故報告書さま（架空利用者）』のタイムラインで報告書を作成後、①「まとめてシェア」で『★ともにHさま　他、各事業所ごとの架空ご利用者（サビ管共有用の架空利用者）』に紐づけて投稿します。②次にサビ管会議に出す事故報告書を URL にて共有します。
その後サビ管会議終了後に、③法人全体に共有するタイミングで、投稿を編集し、「まとめてシェア」の共有先に『★報告書一覧さま（全社共有用架空利用者）』を追加します。これにより、段階を追って全社へ事故報告を閲覧・周知できます。さらに『読んだよ』ボタンを活用することで、誰が確認したかの記録に残せるようになりました。

記録のルールを徹底するため、スタッフ全員に事故報告等の報告書のあげ方を申し送りで周知をしました。

このやり方を導入したことで、会議資料の印刷や周知にかかっていた時間が大幅に削減され、必要な報告書にもすぐアクセスできるようになりました。 事故の共有も紙だけでなく動画や写真でリアルに伝えられるようになり、事業所間での理解や共感が深まりました。職員同士のコミュニケーションも活発になり、利用者への理解も深まったと感じています。